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Voici notre politique de gestion contractuelle :

Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l’appel d’offres et être composé d’au moins trois membres autres que des membres du conseil municipal ;

 Tout membre du conseil, tout employé et tout mandataire de celle-ci doit préserver, en tout temps, la confidentialité de l’identité des membres de tout comité de sélection ;

 Lors de tout appel d’offres exigeant la création d’un comité de sélection, les documents d’appel d’offres doivent contenir des dispositions aux effets suivants :

• Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants n’a communiqué ou tenté de communiquer, dans le but d’exercer une influence, avec un des membres du comité de sélection ;
• Si un soumissionnaire ou un de ses représentants communique ou tente de communiquer, dans le but d’influencer, avec un des membres du comité de sélection, sa soumission sera automatiquement rejetée ;

 
ENSEMBLE DE MESURES NO 2
 
Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le trucage des offres.
 
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que sa soumission a été préparée et déposée sans qu’il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis ;

Doit être insérée dans les documents d’appel d’offres une disposition prévoyant que si un soumissionnaire s’est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d’une entente ou d’un arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée ;

 
ENSEMBLE DE MESURES NO 3
 
Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi.
 
Tout membre du conseil ou tout employé s’assure que toute personne qui cherche à l’influencer est inscrite au registre des lobbyistes prévu par la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme(« Loi »). Si la personne n’est pas inscrite au registre, il l’invite à le faire.

Si une personne refuse de s’inscrire au registre des lobbyistes ou de respecter la Loi ou le Code de déontologie des lobbyistes(« Code »), le membre du conseil ou l’employé s’abstient de traiter avec cette personne et, s’il y a lieu, communique avec le Commissaire au lobbyisme.

Tout appel d’offres et tout contrat doit prévoir :

• une déclaration dans laquelle le soumissionnaire ou, le cas échéant, le cocontractant atteste que ni lui ni aucun de ses représentants ne s’est livré à une communication d’influence aux fins de l’attribution du contrat ou, si une communication d’influence a eu lieu, que l’inscription au registre des lobbyistes a été faite et que la Loi et le Code ont été respectés.
• une clause permettant à la municipalité, en cas de non-respect de la Loi ou du Code, de rejeter la soumission, de ne pas conclure le contrat ou de le résilier si le non-respect est découvert après l’attribution du contrat. »

 
ENSEMBLE DE MESURES NO 4
 
Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption.
 
La municipalité doit, dans le cas des appels d’offres sur invitation écrite, favoriser dans la mesure du possible l’invitation d’entreprises différentes. L’identité des personnes ainsi invitées ne peut être rendu public que lors de l’ouverture des soumissions.

Limiter le plus possible les visite de chantier en groupe, en offrant des plans et devis les plus complets possibles ;

Joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne s’est livré à des gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption ;

 
ENSEMBLE DE MESURES NO 5
 
Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d’intérêts.
 
Chaque membre du comité de sélection doit remplir un engagement solennel à juger les offres avec impartialité et éthique ;

Déléguer au directeur général la responsabilité de constituer le comité de sélection ;

 
ENSEMBLE DE MESURES NO 6
 
Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte.
 
Ne pas divulguer le nom des membres du comité de sélection avant que l’évaluation des offres ne soit entièrement complétée ;

Lors de tout appel d’offres, il est interdit à tout membre du conseil

et à tout employé de la Ville ou Municipalité de répondre à toute demande de précision relativement à tout appel d’offres autrement qu’en référant le demandeur à la personne responsable ;
 
ENSEMBLE DE MESURES NO 7
 
Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un contrat.
 
Toute directive de changement doit obligatoirement être autorisée par le conseil municipal de la municipalité en plus de l’ingénieur ou du consultant responsable du contrat. Tout dépassement devra être autorisé par une résolution du conseil ;

Tenir des réunions de chantier régulièrement pour assurer le suivi des contrats ;